Konsultin elämä on räjähdysaltista. Kun hän astelee yritykseen ulkopuolisena neuvonantajana ja alkaa kysellä, kuinka hommat oikein hoidetaan ja onko totutuissa toimintatavoissa järkeä, voi tilanne olla operatiivisella tasolla lähtökohtaisesti tulenarka. Kyseenalaistaminen aiheuttaa usein puolustusreaktion, uudistaminen vastarintaa. Innomanin Mika Ropponen on tottunut kritiikkiin, eikä se häntä haittaa.
Innomanin ja Rejlersin kaksi ja puolivuotinen yhteistyö on saatu vastikään päätökseen. Onnistuneesti.
– Tämän kokoisissa projekteissa on aina muutosvastarintaa, mutta yrityksen johto onnistui hyvin kääntämään sen muutosvoimaksi ja sai väen innostumaan uudistamisesta, Ropponen sanoo.
Rejlersin toimitusjohtaja Seppo Sorri kiittelee myös Ropposen asennetta, joka on hänen mukaansa ollut kuunteleva ja ehdottava, ei opettajamainen.
– Ei tämä ole ollut kenellekään helppo projekti. Meillä on niin monenlaisia liiketoimintoja, ja niiden kaikkien määrittely samaan järjestelmään ja samaan ympäristöön on ollut haastavaa. Meidän puoleltamme on ollut myös vahvoja ihmisiä tekemässä määrittelyjä, ja varmasti Mika on saanut oman osansa organisaation ”kehuista”. Mutta hienosti hän on osannut ottaa ne vastaan, Sorri sanoo ja nauraa.
Uudistumisen pakko
Vuonna 2015 Rejlers oli tullut tilanteeseen, jossa heidän taloushallinnon järjestelmänsä oli tullut tiensä päähän. Se oli uudistettava ja apuun pyydettiin Innomania.
– Vanhat järjestelmät alkoivat jo rajoittaa liiketoiminnan mahdollisuuksia kehittyä. Se on tietysti surkein mahdollinen tilanne, että muuten voisimme mennä eteenpäin, mutta kun järjestelmä ei taivu, sanoo Rejlersin liiketoimintojen palveluiden johtaja Joni Pursiainen, joka vastasi projektista Rejlersin puolelta.
Innoman palkattiin aluksi taloushallinnon järjestelmän kilpailuttamiseen. Vaikka talon sisältä olisi löytynyt myös omaa osaamista, ei ylimääräisiä ihmisiä ollut irrottaa tekemään kilpailutusta. Päivittäisten asioiden piti kuitenkin rullata koko ajan eteenpäin.
Rejlers on insinööripalveluja tarjoavat pohjoismainen pörssiyhtiö, jonka pääkonttori on Ruotsissa. Suomessa yrityksellä on 600 työntekijää. Rejlersin toimialoja ovat teollisuus, energia, infra ja rakentaminen.
Yritys on ostanut vuosien varrella useita eri insinööritoimistoja ja yhdistänyt niitä. Senkin vuoksi yhtiön sisällä on ollut useita erilaisia toimintamalleja.
– Kun lähden liikkeelle asiakkaan kanssa, aina ensin käydään läpi yrityksen visio ja strategia. Prosessikehitystä ei voi tehdä, jos ei tiedetä mihin ollaan menossa, sanoo Innomanin Mika Ropponen.
Rejlersillä oli visio kirkkaana. Tavoitteita yhtiössä suunnitellaan pitkällä tähtäimellä, viiden vuoden sykleissä.
– Mika auttoi paljon siinä, että hän sparrasi ja haastoi meitä. Hän kysyi, palveleeko meidän tekeminen sitä, mitä haluamme olla viiden vuoden päästä, Joni Pursiainen kertoo.
Projekti laajeni
Aluksi Ropponen lähti tutkimaan Rejlersin taloushallinnon kehittämistä. Pian hän kuitenkin huomasi, että ongelmat eivät olleet yksistään taloushallinnossa, vaan kaikissa niissä prosesseissa, jotka tuottivat dataa taloushallintoon. Yhdessä todettiin, että nyt kannattaisi tehdä laajempi uudistus.
– Päätimme laajentaa projektia niin, että kävin läpi yhtiön kaikki prosessit, joita on muistaakseni 74 kappaletta, Ropponen kertoo.
Sen pohjalta päädyttiin siihen, että lähes kaikki yrityksen järjestelmät uudistettiin. Taloushallinnosta henkilöstöhallintoon ja projektien hallinnasta asiakkuuksien hallintaan.
Keskeinen tavoite uudistuksessa oli se, että yrityksen liiketoiminnalle oli saatava tilaa kasvaa ilman että hallinto kasvaisi samassa suhteessa. Prosessikuvausten tekeminen otti oman aikansa, mutta rejlersiläisten mielestä se oli kannattavaa.
– Harvoin on aikaa tehdä prosessikuvauksia niin perusteellisesti. Jumppasimme niitä oikeasti ja keskustelimme todella pitkään. Näin kompleksisessa ympäristössä me emme olisi löytäneet ratkaisuja ilman sitä, Pursiainen sanoo.
Yhteistyö on ihmisistä kiinni
Innomanin Mika Ropposella on vankka kokemus eri järjestelmistä ja niiden toimittajista.
– Innoman on ollut meille tulkki siinä, mitä järjestelmätoimittajat tarjoavat, mitä järjestelmät pystyvät tekemään ja mistä meille voisi olla hyötyä. Meillä ei aiemmin ollut siinä laajuudessaan järjestelmiä, mitä nyt hankittiin. Tietyssä mielessä olemme menneet tuntemattomaan, Sorri sanoo.
Yrityksellä on oma tapansa toimia, ja se vaati joustavuutta järjestelmiin. Ropponen selvitti Rejlersille, kuinka eri järjestelmät liittyvät toisiinsa. Hän kertoi, mitkä riskit ja hyödyt liittyvät siihen, jos otetaan viisi eri ohjelmistotoimittajaa ja integroidaan ohjelmistot keskenään. Tai mitkä riskit ja edut ovat siinä mallissa, että hankitaan yhdeltä toimittajalta kaikki järjestelmät.
Rejlersissä päädyttiin lopulta pilkottuun malliin. Järjestelmät hankittiin muutamilta eri toimittajilta.
– Suurena apuna oli se, että Mikalla oli kokemusta eri toimittajista jo aikaisemmin. Hän osasi sanoa, minkä järjestelmien kanssa on tuntunut aina siltä, että integraatiot toimivat. Ja vastaavasti taas, jos jotkut kaksi järjestelmää eivät juttele keskenään kovin tehokkaasti. Hänellä oli kokemuksen tuomaa tietoa, Pursiainen kertoo.
Rejlersiläiset kiittelevät Innomania myös yhteistyön sujuvuudesta. Toimintatapa oli Rejlersiin sopivaa, heidän näköistään.
– Mika ei tullut puku päällä valmiiden PowerPointien kanssa esittämään hienoja teorioita, vaan alettiin kädet savessa tekemään, Pursiainen sanoo.
– Hän kysyi niitä tyhmiä kysymyksiä ja laittoi ihmiset keskustelemaan. Ei viemällä keskustelua, vaan kuuntelemalla, Sorri lisää.
Yhteistyö sujui miesten mielestä joustavasti ja maanläheisesti.
– Se, mikä on matkan varrelta jäänyt mieleen, on että Mika haastoi meitä ja erityisesti minua innovaatioprosessista. Sitä oli todella hankala selittää, koska sitä ei ollut. Innovaatioprosessin kehitystarve on hyvä esimerkki haastamisesta. Nyt se on meillä, Sorri kertoo.
Muutoksen tulokset
Rejlersiläiset ovat olleet iloisesti yllättyneitä siitä, että kun uudet järjestelmät otettiin käyttöön, laskutukseen tuli vain parin viikon viive.
– Se on oikeasti loistava suoritus. Innoman ja Mika ovat tehneet työnsä meidän näkökulmasta todella hyvin. Nyt pallo on meillä, Sorri sanoo.
Käytännössä uudet järjestelmät ovat jo osoittaneet tehokkuutensa verrattuna vanhoihin toimintamalleihin. Manuaalityötä on poistunut paljon, raportointiajat lyhentyneet ja tieto projekteista on yrityksen sisällä läpinäkyvämpää ja helpommin mitattavissa.
Nyt rejlersiläiset eri osastoilla opettelevat ottamaan uusista järjestelmistä kaiken tehon irti. Kehitystyö jatkuu edelleen.
– Me olemme ottaneet ison harppauksen eteenpäin. Yksi projektin tavoitteista oli se, että kaikki toimii myös jatkossa, kun me kasvamme ja maailma muuttuu ympärillä. Järjestelmien pitää pystyä tukemaan kasvua ja muutoksia, Pursiainen sanoo.