Informaation arvo on sen käytettävyydessä

Informaatio rikastuttaa, ihastuttaa ja vihastuttaa. Sen ajan tasalla pitäminen vaatii työtä ja vaivaa. Paljon vaivaa.

Yrityksille ja yhteisöille relevantin tiedon saaminen ja käyttäminen päätöksenteossa on nykyään itsestään selvää. Ymmärrämme tiedolla johtamisen merkityksen ja tarjolla on hyviä työkaluja informaation havainnollistamiseen.

Nykyään lähes kaikissa yrityksissä on käytössä prosesseja ohjaavia ERP-, CRM- ja SCM-järjestelmiä sekä integraatioita kumppanien vastaaviin järjestelmiin. Näiden sovellusten liiketoimintahyödyt tulevat transaktioiden tehokkuudesta, sisäisten prosessien linkittymisestä, taustatyön automatisoinnista, transaktioiden näkyvyydestä sekä madaltuneista tiedon jakamisen kustannuksista. Näiden järjestelmien avulla ollaan saavutettu hyvä jokapäiväisten operaatioiden hallinta.

ERP:stä, CRM:stä ja muista vastaavista järjestelmistä saadaan valtavat määrän digitalista dataa, jota käytetään BI-järjestelmissä (Business Intelligence) tuottamaan jalostuneempaa informaatiota.

Informaation yleisimpiä käyttökohteita ovat yrityksen strateginen johtaminen, asiakkuuksien kannattavuuden hallinta, myynnin ja markkinoinnin johtamisen tehostaminen sekä hallinnollisten liiketoimintaprosessien, kuten budjetoinnin ja liiketoimintasuunnittelun, tehostaminen.

 

Miten BI-palveluiden liiketoimintahyötyä mitataan?

 

Investoinnin hyöty mitataan yleensä verojen jälkeen saadulla nettonykyarvolla. Viivan alle on yksinkertaisesti jäätävä verojen jälkeen enemmän tuottoa kuin investointiin on panostettu. Muuten investointi ei ole tuottanut arvoa. Melko yksinkertaista.

BI-palveluiden liiketoiminta-arvoa tai hyötyjä perustellaan yleensä ketteryydellä, nopealla reaktiokyvyllä, asiakastiedon lisääntymisellä, joustavuudella ja yhteistyöllä. On kuitenkin selvää, että ellei hyötyjä ohjata tehokkaasti oikeaan toimintaan, ei synny oikeaa liiketoiminta-arvoa.

Informaation ja BI-palveluiden käyttö tuottavat konkreettista arvoa ainakin kolmella tavalla:

Liiketoiminnan johtamisen prosessien parantaminen.
Suunnittelu, tiedolla johtaminen, mittaus mahdollistavat muutokset, jotka johto voi toteuttaa kasvattaakseen tuottoja ja vähentääkseen kuluja.

Operatiivisten prosessien tehostaminen.
Myyntikampanjoiden toteutus, myyntiprosessit, hankinnat, virheiden valvonnan kontrollit ja talouden prosessien hallinta tehostavat liiketoimintaprosesseja niin, että kuluja voidaan pienentää ja tuottoja kasvattaa.

Tiedon jakaminen.
Tiedon jakaminen oman organisaation ulkopuolelle, jotta lujitetaan asiakasluottamusta ja parannetaan palveluiden laatua.

Toisin sanoen BI-palveluiden liiketoiminta-arvo on prosessien tehostamisessa. BI-palvelussa käytettävä informaatio on suunniteltava siten, että se mittaa prosesseja ja mahdollistaa siten prosessien tehokkaan johtamisen. Tehokkaat operatiiviset prosessit tuottavat lopulta sen lisääntyneen myyntihyödyn ja alentuneet kulut.

Prosessien tehostaminen tiedon avulla johtaa myös oppimiseen.

Tietoa tarvitaan oppimiseen. Toiminnan parantamiseen. Kehittymiseen.

On helppo tuottaa tietoa. Tiedon määrä ei olekaan varsinainen tiedon tuoma arvo, vaan tiedon käyttötapa. Olemassa oleva ja ajantasainen informaatio on hyödytöntä, jos sitä ei voida käyttää tehokkaasti. Nyt en tarkoita maksimaalisen tehokkaalla käytöllä vain nykyisiä liiketoimintajohdon käyttöön suunnattuja raportteja, joilla prosesseja tehostetaan. BI-työkalut ovat erinomaisen hyödyllisiä päätöksenteon tukena, mutta vain yrityksen johtotason käytössä informaation koko potentiaalia ei hyödynnetä.

Tietopääoman arvon maksimointi tapahtuu jakamalla. Oleellisen tiedon jakaminen yrityksen operatiivisille työntekijöille, asiakkaille ja toimittajille lisää tiedon arvoa. Helppoja esimerkkejä tiedon jakamisesta Suomessa ovat julkiset palvelut, kuten Maanmittauslaitos, joiden dataan on viime aikoina rakennettu rajapintoja, joiden avulla käyttäjät voivat hyödyntää tietoa.

Jakamalla oleellista informaatiota tuotat asiakkaillesi ja sidosryhmillesi arvoa. He käyttävät tietoa oman päätöksentekonsa ja vertailujensa tukena. Tiedon arvo kasvaa samalla, kun sen käyttäjämäärä kasvaa. Samalla kasvatat luottamusta ja lujitat asiakassuhteita.

Työtekijöiden käytössä oleva data voi säästää sinulle paljonkin, jos operatiivisessa päätöksenteossa voidaan tukeutua relevanttiin tietoon ja vertailla ratkaisujen vaikutusta. Työntekijä voi esimerkiksi hyödyntää kuljetuskulujen seurantatietoa valitessaan parasta toimitustapaa tilauksille tai muuten hyödyntää reaalidataa vastaavassa jokapäiväisessä päätöksentekotilanteessa.

BI-järjestelmien käyttöönotossa huomioidaan harvoin informaation jakamisen näkökulma. Raportointi yleensä tukee johtoryhmää ja tuottaa sen vaatimaa analytiikkaa. Uudenlainen tiedon hyödyntäminen vaatii uudenlaista ajattelua ja ratkaisuja.

 

Hyödynnätkö oman tietopääomasi tehokkaasti?

 

Arvon tuottaminen tiedolla vaatii oppimista. Voidaanko olemassa olevaa tietoa muokata paremmin käytettäväksi, jotta se tuottaa enemmän arvoa? Onko meillä informaatiota, jolla ei ole meille suurta arvoa, mutta jota muut voivat hyödyntää? Osaammeko löytää ne tiedon tuottamisen ja esittämisen palvelut, joilla maksimoimme informaatiopääoman hyödyt?

Informaatiopääoman hyödyntäminen vaatii prosesseja, työkaluja sekä innovatiivisia ihmisiä. Tiedon hyödyntämiseen kannattaa käyttää aikaa ja resursseja. Onnistunut tietopääoman hyödyntäminen vaatii monen eri osaajan taitojen yhdistämistä ratkaisemaan parhaan tavan informaation käytölle. Innovaatiojohtamisen menetelmät yhdessä BI-kyvykkyyden kanssa tuottavat onnistumisia tiedon arvon hyödyntämiseen.

Tieto on hyvin arvokas pääoma. Käytä sitä.

Kirjoittaja

Henri Fagerholm

asiantuntija

Lue kirjoittajan muita tekstejä