”Muistan, kun hoitaja kävi täyttämässä mummoni punaisen lääkedosetin. Mummoni oli puhelias pohjoiskarjalalainen. Hoitaja kuitenkin keskittyi lääkkeiden annosteluun ja vastaukset jäivät lyhyiksi, usein pelkiksi nyökkäyksiksi.” Näin sanailee Evondosin perustaja Mika Apell palveluidean alkujuuresta. Mikan mielestä mummo olisi ansainnut enemmän huomioita – pohjoiskarjalaista porinaa ja lämmintä palvelua.
Nyt Mikan kaipaamaan porinaan ja palveluun on vanhusten kotihoidossa paremmat mahdollisuudet. Evondosin lääkeannostelija on käytössä jo yli 200 pohjoismaisessa kunnassa, ja uusia merkkipaaluja saavutetaan hurjalla kasvuvauhdilla.
Menestyvän palvelun tai tuotteen takana on usein arjen kohtaamisesta itänyt idea, mutta tarinan muuttuminen yritykseksi, ja varsinkin menestyväksi liiketoiminnaksi, vaatii solmukohtien tunnistamista ja tunnustamista. Niin myös Evondosin kohdalla.
Innomanilla on ollut ilo auttaa Evondosia kasvun esteiden poistamisessa. Laajan kehitystyön tuloksena prosessit ja tietojärjestelmät uudistettiin kansainvälistä kasvua silmällä pitäen.
Johtopäätökset yhteistyönä
Evondosin ja Innomanin yhteistyö yltää vuoteen 2011. Tuolloin Innoman oli kehittämässä ensimmäisen kerran kasvustrategiaan perustuvia prosesseja. Aiheeseen ja kehitystyöhön palattiin uudelleen vuonna 2018.
– Strategiamme on ollut alusta lähtien olla kansainvälinen toimija. Aktivoiduimme prosessien ja järjestelmien kehitystyöhön uudelleen vuonna 2018, jolloin Innomanin kanssa määritettiin kasvun mahdollistavat prosessitavoitteet ja toimintatavat, kertoo Evondos Oy:n talousjohtaja Vesa Tiitinen.
Prosessien tarkennuksessa todettiin, että toimintatavoissa oli kehittämisen varaa. Evondosin eri toiminnoilla, ostolla, myynnillä, tuontannossa, testauksessa ja operatiivisessa johdossa oli töiden hallinnassaan käytössä useita eri ohjelmia. Excel-tiedostoja tehtiin ja täytettiin eri kriteereillä ja määritteillä – riippuen tekijän näkökulmasta. Johtopäätöksenä oli digitalisoida toiminnan ohjaus, jotta toimintatavat olisi mahdollista yhtenäistää.
Tietojärjestelmät toimintaa ja tavoitteita vastaaviksi
Erityinen toimintarakenne ja kasvutavoitteet vaativat jo tietojärjestelmien kilpailutusvaiheessa asiantuntija-apua.
– Vuonna 2019 päädyttiin kilpailuttamaan ERP-järjestelmät. Järjestelmän valinnassa pääkriteereinä olivat skaalautuvuus ja valmius toimia kansainvälisessä ympäristössä. Samalla kriteerillä kilpailutettiin myös tilitoimistot, kertaa kilpailutusta hoitanut Innomanin toimitusjohtaja Venla Berg.
Evondos oli jo tietojärjestelmiä kilpailuttaessa laajentunut muihin pohjoismaihin, joten kansainvälisyys oli jo fakta. Prosessien hallinnan kannalta erityistä huomiota tarvitsi Evondosin tuottama spesifinen palvelukonsepti.
– Vaikka valmistamme selkeää tietoteknistä laitetta, myymme palvelua. Laitteet pysyvät meidän omistuksessamme, hoidamme ohjelmistopäivitykset lääkeannostelijoihin ja huollamme laitteet. Mahdollistamme osaltamme vanhusten hoito-organisaatioille tehokkaamman ja häiriöttömämmän toiminnan, kuvaa Vesa Tiitinen Evondosin toimintatapaa ja tuotettua asiakashyötyä.
– Toimintarakenteessamme on tiettyjä erityispiirteitä, ja siitäkin syystä oli tärkeää valita Innomanin kaltainen kokenut asiantuntija järjestelmien kilpailutukseen, käyttöönottoon ja jalkautukseen. He tunsivat meidät ja palvelumme, ja heidän mittava kokemus auttoi meitä välttämään monta ansaa jo kilpailutusvaiheessa, jatkaa Vesa Tiitinen.
Käyttöönotto aikataulussaan
ERP:n käyttöönotto sujui monitahoisista kriteereistä huolimatta hyvin. Projektilla oli määritelty alku- ja loppupäivä, joihin eri tahot olivat sitoutuneet.
– Käytännössä olimme varautuneet joustamaan kehitystyön aikataulusta toteutunutta enemmän. Loppupäivämääräksi oli määritelty 1.4.2021, mutta lopulta se oli 1.5.2021. Kun ottaa huomioon operaation laajuuden ja merkittävyyden meille, voimme Evondosilla todeta tyytyväisenä aikataulun pitäneen, summaa Vesa Tiitinen.
Evondosin lääkeannostelija ja sen hallinta sisältävät paljon ohjelmistoja, joten talon sisällä on omasta takaa muun muassa valmiuksia tietojärjestelmien testaamiseen, mitkä ovat ERP-projektissakin tärkeitä.
– Tässä tapauksessa projektin menestyksen takeina olivat talon sisäisen testausmetodien tuntemuksen lisäksi Evondosin väen hieno asenne, hyvä roolitus projektiryhmässä sekä tarvittavat resurssit. Ja täytyy antaa järjestelmätoimittajallekin kiitosta: aikataulu oli tiukka, ja muuttujiakin tuli matkan varrella, mutta silti homma hoitui, kertoo Innomanin Mika Ropponen yhteistyön merkityksestä.
– Tällaisessa kehitysprojektissa on kullan arvoista omata asenne, jolla esimerkiksi ratkaisutoimittaja ei ohjaa projektia vain omasta näkökulmastaan, jatkaa Mika, joka valjasti asiantuntemuksensa ja laajan kokemuksensa ERP:n käyttöönottovaiheessa.
Paras hyöty
– Digitalisoimme toimintojamme, jotka käytännössä näkyvät esimerkiksi sillä, että järjestelmään ajettu yksi tieto on kaikkien tarvittavien tahojen saatavilla. Myös riskienhallinta paranee, eikä asioiden esitystapa ole persoonakohtaista, kertoo Vesa Tiitinen käytännön hyödyistä.
– Palvelun tuottamisen näkökulmasta meillä on kaksihaarainen prosessi: teemme Salon tehtaalla laitteet ja toisaalta rinnalla on vanhojen laitteiden kunnostusprosessi. Ilman pätevää järjestelmää ja tuotannon prosessointia työaikaa kului selvittelyihin ja kommunikaatioon talon ulkopuolelle ja sisäisesti. Nyt prosessit pyörivät luotettavasti ja läpinäkyvästi ja tukevat kehitysmahdollisuuksia myös talousmielessä. Vuonna 2020 kasvoimme n. 60 %, ja odotamme voimakkaan kasvun jatkuvan, toteaa Tiitinen haasteista ja tulevaisuuden näkymistä.
Innomanilla oli hyvä tietämys Evondosin palvelusta, mikä edesauttoi hedelmällisen lopputuloksen saavuttamisessa. Innomanin osaamisen Vesa Tiitinen pelkistää kuitenkin laajemmalla näkökulmalla.
– Suurimmat Innomanin tuottamat hyödyt ovat heidän asiantuntemuksensa ja kokemuksensa prosessien kehittämisestä ja ERP-projektin läpiviennistä. Kehitystyötä ohjattiin oikeille raiteille projektin aikana. Laadukkaasta työstä kertoo jo aikataulun pitävyys, toteaa talousjohtaja yhteistyöstä Innomanin väen kanssa.
Evondos-tarina alkoi pohjoiskarjalaisesta pirtistä. Nyt se jatkuu Suomen rajojen ulkopuolella. Parasta hyötyä ei mitata eri valuutoilla tai tehokkuusmittareilla vaan yksittäisen vanhuksen elämisen laadulla ja turvallisuudella. Porinalla ja lämpimällä palvelulla.
Hyvä esisuunnittelu ja kokemus prosessien kehittämisestä sekä tietojärjestelmien uudistamisesta pitää kehitysprojektin aikataulussaan.
Onko teidän yrityksessä tarvetta kehittää toimintaa, jolla mahdollistatte kasvun?
Varaa ilmainen asiantuntija-arvio