Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on laajentunut viime aikoina suomalaisissa yrityksissä, mutta olen huomannut, että yllättävän harva yrittäjä tai yritysjohdossa työskentelevä, jonka kanssa olen aiheesta keskustellut, on kuullut teknologiasta ja sen mahdollisuuksista.
Ajattelin tästä syystä kirjoittaa muutaman rivin ohjelmistorobotiikan (Robot Process Automation, RPA) perusasioista.
Monille voi olla itsestään selvää, että ohjelmistorobotilla ei ole mitään tekemistä fyysisten koneiden tai varsinaisten robottien kanssa. RPA on täysin virtuaalinen konsepti. Se on sovellus, joka käyttää yrityksen järjestelmiä, sovelluksia ja infrastruktuuria.
Ohjelmistorobotti käyttää yrityksen järjestelmiin syötettyä dataa sekä liiketoiminnan sille antamia logiikoita tehdäkseen samantyyppisiä päätöksiä ja toimenpiteitä kuin ihminen tekisi.
Sovellus voi päättää, mitä tehtäviä se suorittaa annettujen luottotietojen, asuinpaikan, pyydetyn palvelun tai muiden annettujen ohjaustietojen perusteella käyttäen yrityksen sovelluksissa olevaa tietoa päätöksenteossa.
Näiden ominaisuuksien ansiosta ohjelmistorobotti voi korvata ihmisen rutiinitehtävien suorittamisessa.
Ehkä parasta ohjelmistorobotiikassa on sen suhteellisen yksinkertainen hallittavuus. Prosessin voi ”kouluttaa” RPA:lle ilman suurta IT-projektia tai ohjelmointiosaamista.
Tämän ominaisuuden ansiosta RPA:n käyttöönotto on hyvin nopeaa. Yleensä jo muutamassa viikossa käytössä on ohjelmistorobotti, joka kykenee suorittamaan liiketoimintaprosessin tehtäviä. Nopea käyttöönotto mahdollistaa myös lyhyet takaisinmaksuajat.
Väsymätön RPA
RPA:lla pystytään murskaamaan suuria määritä tietoa nopeasti ja tehokkaasti. Kunhan liiketoimintasäännöt on asetettu, järjestelmä tekee päätöksiä sekä suorittaa tehtäviä erehtymättömästi ja väsymättä.
Yrityksille tämä mahdollistaa rutiinitehtävien suorittamisen ympäri vuorokauden ja vuoden jokaisena päivänä.
Kulusäästöt eivät kuitenkaan ole ainoa hyöty. Automatisoimalla prosesseja niiden läpimenoaikoja voidaan merkittävästi lyhentää. Tapahtumat eivät ole riippuvaisia henkilöstön poissaolosta, lomista tai työmäärän ylikuormituksesta.
Automatisoi prosesseja kehittämällä
Ei ole kovinkaan vaikea ennustaa, että ohjelmistorobotiikan (tai vielä tehokkaampien automaatiojärjestelmien) käyttöönotto on yrityksissä edessä ennemmin tai myöhemmin.
Sen hyödyt ovat niin ilmeiset, että vain hyvin harvoilla yrityksillä on mahdollisuus olla käyttämättä toimintaa tehostavaa automatiikkaa.
Käyttöönoton ensimmäinen askel on liiketoimintaprosessien tunnistamien, kuvaaminen ja kehittäminen siten, että ohjelmistorobotiikalla voidaan tuottaa yhdessä osaavan henkilöstön kanssa tehokas digitaalinen työympäristö.