Suomi 100 vuotta nousuun: kehittäkää, pk-yritykset, prosessejanne

Suomen uudet työpaikat syntyvät pk-yrityksiin. Tilastokeskuksen mukaan vuosina 2001—2012 yli 250 hengen suuryritykset palkkasivat reilu 7000 henkeä, kun pk-yritykset loivat työpaikkoja yli 14-kertaisesti, yli 100 000 hengelle.

Pk-yritysten kehittyminen on siis avainasemassa, jotta Suomi menestyy. Haastankin kaikki Suomen pk-yritykset prosessien kehittämistalkoisiin parantamaan omaa tuottavuuttaan ja uudistamaan liiketoimintaansa.

 

Työajan säästö voi olla jopa 10 % kokonaistyöajasta

 

Projekteissani tyypillinen prosessien kehittämisellä saatava työajan säästö on 10 %. Tämä tarkoittaa 15 hengen organisaatiossa 1,5 henkilötyövuoden säästöä tai 80 hengen organisaatiossa 8 henkilötyövuoden säästöä.

Työajan säästöllä tarkoitan esimerkiksi päällekkäisen työn poistumista prosessien väliltä, resursoinnin suunnittelun helpottumista ja asiakaspalveluprosessien automatisointia. Yrityksissä käytetään myös paljon työaikaa erilaisten excelien vääntämiseen, kun talouden, myynnin tai tuotannon raportointitieto ei ole saatavissa suoraan reaaliaikaisesti päivittyvinä mittareina. Tietoa etsitään, syötetään ja jalostetaan käsipelillä exceleiden avulla.

En ole ehdottamassa, että säästön seurauksena yritys irtisanoo 1,5 tai 8 työntekijää. Käytännössä tämä ei ole edes mahdollista, sillä työajan säästö tulee pieninä siivuina lähes kaikkien työntekijöiden työstä. Vapautuvan työajan työntekijät voivat sen sijaan käyttää todellisiin, yritykselle lisäarvoa tuottaviin asioihin: markkinointitoimenpiteisiin, asiakkaiden henkilökohtaisiin kohtaamiseen, myyntiin, tuote- ja palvelukehitykseen, toiminnan suunnitteluun.

 

Prosessit ovat yrityksen liiketoimintamallin käytännön ilmentymä

 

Prosessien avulla yritys toteuttaa strategiaansa. Prosessit ovat valitun liiketoimintamallin ilmentymä, lihaksi tuleminen. Prosessien tulee palvella liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamista.

Prosessien kehittämisessä on kyse yrityksen tuottavuuden parantamisesta: tehdään asiat tehokkaammin. Minimoidaan rutiinityöt prosesseissa, jolloin työntekijöiden osaaminen on oikeissa, lisäarvoa tuottavissa asioissa.

Prosessien kehittämisessä on kyse myös yrityksen toiminnan uudistamisesta: miten voimme paremmin palvella asiakastamme ja tuottaa asiakkaalle lisäarvoa. Voimmeko tehdä jotain toisin kuin muut ja saada siitä kilpailuetua?

 

Pk-yrityksen tulee toimia joukkueena mahdollisimman tehokkaasti

 

Prosessien kehittäminen on yrityksen tiimityön kehittämistä. Yritykset sortuvat usein osaoptimointiin: kehitetään yksittäisiä prosesseja mutta unohdetaan koko prosessiketju. Koko prosessiketjua optimoimalla yritys toimii joukkueena mahdollisimman tehokkaasti.

Prosessien kehittämisessä on kyse myös yrityksen työtekijöiden työnkuvien ja vastuualueiden täsmentämisestä. Yrityksen johtamismallien ja tiimien toiminnan tulee tukea ja mahdollistaa prosessien kehittämisen halutulla tavalla.

 

Tulipalojen sammuttelusta toiminnan suunnitteluun

 

Prosesseja kehittämällä työn painopiste siirtyy suorittamisesta, tulipalojen sammuttamisesta ja päällekkäisen työn tekemisestä etukäteissuunnitteluun. Suunnittelua ovat mm. töiden ja projektien parempi suunnittelu, talouden suunnittelu, myynnin suunnittelu. Hyvin suunniteltua työtä on myös helpompi seurata ja mitata.

Systemaattiset prosessit mahdollistavat täyden hyödyn saannin digitaalisista ratkaisuista ja ovat myös edellytys niiden käyttöönotolle.

 

Faktaa:
Suomessa toimi noin 280 000 yritystä. Pk-yritysten osuus näistä yrityksistä on 99,8 prosenttia. Suomessa on vain vähän yli 500 suurta yritystä. Pk-yrityksessä työskentelee alle 250 henkilöä, ja yrityksen liikevaihto on enintään 50 miljoonaa euroa.

Yritys                   Työntekijöitä
Kaikki yritykset    1 423 000
PK-yritykset            953 000
Suuryritykset          470 000

Kirjoittaja

Venla Berg

toimitusjohtaja, Innoman Oy

Lue kirjoittajan muita tekstejä