Olemme tehneet töitä yli sadan kasvavan suomalaisen pk-yrityksen kanssa. Niiden kehittäminen on erityisen palkitsevaa. Pk-yrityksessä omistajuus on selkeää, sillä usein omistajat ovat myös yrityksen johdossa. Asiantuntijana pääsemme tekemään suoraan töitä omistajien ja johtajien kanssa. Päätöksen teko on ketterää ja kehittämisen tulokset näkyvät nopeasti.
Ohjataanko teillä toimintaa puhelimella, sähköpostilla tai exceleillä?
Monien suurtenkin pk-yritysten toimintaa ohjataan vielä pitkälti puhelimella, sähköposteilla ja exceleillä. Käytössä on tietysti tietojärjestelmiä, mutta niiden käyttöönotot ovat saattaneet jäädä puolitiehen.
Puhelimella toiminnan ohjaaminen tarkoittaa, että omistajayrittäjä, yrityksen johtaja tai toimitusjohtaja ottaa vastaan toimeksiantoja puhelimella, välittää niitä edelleen työntekijöille puhelimella ja tekee niihin liittyviä hankintoja puhelimella. Henkilön kovalevy ja prosessori ovat aika kovilla. Stressitaso on huikea. Varmuuskopioita ei ole missään, jos henkilö sairastuu tai lähtee pois yrityksestä. Rinnalla käytetään kyllä yleisellä tasolla jotain tietojärjestelmää, yleensä minimissään laskutusvaiheessa.
Yhdessä asiakasprojektissamme ERP-, verkkokauppa- ja ekstranet-ratkaisut muodostivat työjonoja sähköposteina eri postilaatikoihin, kuten myynti@yritys.fi, tuki@yritys.fi, tuotanto@yritys.fi, hankinta@yritys.fi. Tämän jälkeen töitä hoidettiin lähettämällä vastauksia näihin sähköposteihin. Ja jatkotoimeksiantoja niihin toisiin sähköposteihin. Siinä oli sitten aina kiva selvitellä, mikä oli minkäkin tilauksen/tapahtuman tilanne ja oliko kaikki tullut hoidettua.
Toiminnanohjaus-excelit ovat sitten oma lukunsa. Exceleiden avulla täydennetään tai paikataan yrityksen ERPiä, koska niin on totuttu aina tekemään tai ERPin ominaisuudet eivät riitä tai luullaan, etteivät ne riitä. Exceleiden suurin haaste on, että henkilöt kiintyvät omiin exceleihinsä. Niistä on todella vaikeaa luopua, sillä ne ovat kehittäjiensä omia lapsia. Excelit ovat hyviä aputyökaluja ERPin rinnalla, mutta silloin niiden pitää hakea dataa ERPin tietokannasta ja palauttaa sitä takaisin.
”Harmaata taloutta” tietojärjestelmien ulkopuolella
Toiminnanohjausjärjestelmän ulkopuolelle jäävät tapahtumat ja tehtävät ovat yrityksen ”harmaata taloutta”. Tällaista harmaata taloutta esiintyy pk-yrityksissä erityisesti myynnissä. Usein myyjät ovat sitä mieltä, että heidät on palkattu myymään, ei käyttämään tietojärjestelmiä. Asiakaskontaktoinnit ja asiakastapaamiset sekä asiakkaisiin liittyvät suunnitellut tehtävät on dokumentoitu myyjien omiin vihkoihin, kalentereihin ja sähköposteihin sekä omiin tiedostoihin. Myynnin raportointi on työlästä, sillä sitä tehdään yleensä manuaalisesti keräämällä tieto myyjiltä exceleihin. Yhdessä asiakasyrityksessämme jopa raportointi oli myyjien mielestä ylimääräistä työtä. ”Onko meidän palkattu myymään vai raportoimaan?” kysyivät he toimitusjohtajalta.
Harmaata taloutta esiintyy pk-yrityksissä paljon myös hankinnoissa. Ostotilaukset tehdään puhelimella tai toimittajien tilausportaaleihin. Myyntitilaukset löytyvät ERPistä, mutta ostotilaukset eivät. Ostot kirjataan ostolaskun yhteydessä varastoon tai kuluina projekteille.
Mitä haittaa harmaasta taloudesta on? Yrityksen toiminnan ennustaminen, suunnittelu ja ohjaaminen ovat mahdotonta. Yllättävät tilaukset ja projektit aiheuttavat yleistä hässäkkää ja tulipalojen sammuttelua. Toiminta on tehotonta.
Täysi teho tietojärjestelmäinvestoinneista
ERP-projekteista saadaan eniten liiketoiminnallista hyötyä, kun niitä ei ajatella tietotekniikkaprojekteina. ERP-projekti voi olla uuden tietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto tai olemassa olevien tietojärjestelmien käytön kehittämistä ja laajentamista. Käytännössä ERP-projekti on kuitenkin sitä, että määritellään yhtenäiset ja tehokkaat prosessit ja otetaan ne käyttöön.
Saatavat hyödyt liiketoiminnalle ovat kokemustemme mukaan noin 10 % säästöä prosessien työajoissa sekä lisäksi tulevat euromääräiset säästöt/lisätulot, jotka ovat suuruudeltaan noin 3-5 % liikevaihdosta. Tällaisia säästöjä/lisätuloja ovat esimerkiksi varaston arvon pieneneminen, kaikki tulee laskutettua, myynnin parantuvat katteet, tehokkaamman hankinnan kautta saatavat säästöt tai rahan kierron nopeutuminen.
Pk-yritysten suurin haaste on johtamisen kehittäminen
Jotta prosessien kehittäminen tai minkä tahansa asian kehittäminen todella onnistuu pk-yrityksessä, muutoksen lisäksi pitää osata johtaa myös joka päiväistä toimintaa.
Nopeasti kasvanutta pk-yritystä johdetaan usein kuitenkin edelleen kuin pientä yritystä. Toimitusjohtaja ja esimiehet hoitavat itse operatiivisia tehtäviä, kun heidän pitäisi käyttää aikaa johtamiseen ja toiminnan kehittämiseen. He ovat itse substanssin ammattilaisia, eivät johtamisen ammattilaisia.
Toisaalta pk-yritysten vahvuus on se, että johto ja esimiehet tekevät itsekin kädet savessa töitä. Oikea tasapaino pitää kuitenkin löytää. Tämä tasapaino muuttuu kasvun myötä koko ajan: mitä suurempi yritys, sitä enemmän pitää keskittyä johtamiseen ja kehittämiseen. Esimiehille tarvitaan lisää johtamisen ja kehittämisen osaamista.
Lue lisää tuottavista ERP-projekteista: